テレワーク時のコミュニケーション課題と円滑にするための工夫

新型コロナウイルスに感染しないよう数多くの企業がテレワークを導入し今も継続している企業も少なくありません。しかし、オフィスで顔を合わせるのに比べて、従業員間でのコミュニケーションが不足しがちであり、労務管理や異なる部署との連携にも支障をきたしてしまうとの声もあります。この記事ではテレワーク下でも円滑にコミュニケーションを交わしていくための工夫をご紹介していますので、是非今後の参考にしてください。

テレワークのコミュニケーション課題

直接顔を合わせることのないテレワーク下で生じやすいコミュニケーション上の課題は主に以下のようなものが挙げられます。

＜細かい表情や仕草がわからない＞
私たちは視覚から自分が思っている以上に多くの情報を得ています。オフィスで顔を合わせている際、コミュニケーションを交わしつつ、相手が浮かべている表情やちょっとした仕草からも相手の心理を計ることができますが、テレワークでは言葉や口調からでしか情報を得られないため、相手が本当に伝えたいのがどのようなことなのか把握しづらくなります。

＜気軽に相談しづらい＞
オフィスに勤務しているのであれば、上司や同僚がすぐ傍にいるので、その様子を伺いつつ、手の空いた時間を見計らってちょっとしたことも相談できますが、テレワーク下では困難です。グループウェアやチャットツールなどでコミュニケーションを交わしているだけでは、話しかけていいタイミングであるかどうか判断するのが困難だからです。その場で気軽にレスポンスが返ってくるとは限らないのも、気軽に相談できなくなる要因のひとつです。

＜冷たく聞こえる＞
テレワークでは直接顔を合わせるのに比べて、相手から得られる情報量が少なくなってしまい、コミュニケーションを交わす回数も少なくなりがちな一方、業務効率を保つために要件についてはしっかりと伝えなくてはなりません。この結果、人によってはグループウェアやチャットツールに表示される文字だけを見て、相手が冷たいと感じてしまう場合もあるようです。

＜仕事の進捗が見えにくい＞
グループウェアやチャットツールなどを通して得られる情報は、そのコミュニケーションを交わす相手から発信された情報のみとなるため、その人物の仕事が実際にどれほど進んでいるのか判断しづらいこともあります。オフィス内であれば自分が発見した進捗に関わる情報について相手に確認することもできますが、テレワーク下では情報量が限られているため、進捗情報の受け手に終始してしまいがちです。

＜孤独＞
ちょっとした相談や雑談も難しくなり、用件のみを交わすようなコミュニケーションに冷たさを覚え、ずっと一人でモニターに向き合っていることで、孤独や不安を感じてしまいがちとなります。通勤のために外出することもなくなり、自宅に籠るばかりなのでストレスも強く感じやすくなります。

テレワークのコミュニケーションを円滑にする工夫

テレワーク下で生じがちなコミュニケーション上の課題をクリアにするための工夫をいくつかご紹介していきます。

【全体】

＜コミュニケーションツールを導入する＞
テレワークでのコミュニケーションはグループウェアやチャットツールでのやり取りが主となりますが、それらのツールに使いづらさを覚えたり、親しみが持てなかったりすれば、やり取りを敬遠しがちとなってしまいます。こういった事態を避けるためには、大勢が使いやすいと感じられるslackやChatworkをはじめとするコミュニケーションツールを導入するのが有効です。

＜スタンプや絵文字をできるだけ使う＞
文字だけでのやり取りにおいて、自分の伝えたいことをしっかりと伝えるだけでなく、オフィスにいるかのように感情も合わせて伝えるのは非常に困難です。あまりに文章を崩してしまうと失礼であると捉えられかねませんし、硬い文章としてしまえば冷たいと思われる場合もあります。そこでおススメなのが、スタンプや絵文字を適度に交えながらやり取りする方法です。この方法であれば伝えたいことをしっかり伝え、文章をさほど崩すこともなく、スタンプや絵文字によって自分の感情も添えることができます。

＜雑談ルームを作る＞
孤独や不安を抱えやすいテレワーク環境下で長い時間を共有する以上、従業員同士が気軽にコミュニケーションを交わすことのできる場所は大切であり、ちょっとした雑談のできる専用ルームを用意するのもおススメです。グループウェアやチャットツールでは話しかけられるタイミングを計るのが困難であるのに加えて、その内容がログとして残ってしまうのも雑談を敬遠させる要因となるので、遠慮なく話しかけられる、ログを残すことのできる場というのはとても貴重となります。

＜報告や質問はオープンチャットを利用する＞
報告や質問を行う際、オープンチャットを利用するようにすると、より従業員間のコミュニケーションが活発になると期待できます。自分が発信した報告や質問について、複数の同僚からレスポンスを得られるため、従業員それぞれが孤独や不安を抱え込みづらくなります。また、個々のやり取りで解決しなかった内容について複数の見解も得られるようになるので、業務効率の向上にもつながります。

＜進捗の共有はこまめにする＞
文章でのやり取りに煩わしさを覚える大きな要因として行き違いに伴うムダなやり取りが挙げられます。これを避けるためにも、進捗の共有をこまめに行うようにします。共有の間隔が開くほど行き違いが生じやすく、より多くのテキスト量を交わさなくてはならなくなるためです。

【会議編】

＜ビデオ会議は映像をオンにする＞
コミュニケーションにおいて相手の表情や仕草を確認できるかどうかはとても大切なポイントなので、ビデオ会議の際には映像をオンに設定するのがおススメです。文章だけのやり取りに比べて相手が何を伝えたいのか把握しやすくなるため、より生産性の高い会議になると期待できるほか、上司や同僚の顔を見ることで体調やメンタルヘルス面を相互に確認したり、孤独感や不安を解消したりすることができるようになります。

＜相槌はうたない＞
オンライン会議では、同時に言葉を発すると一方の声が聞こえなくなることがあるため、話を聞いているときは黙っているのが基本です。ただし、ただ聞きっぱなしではなく、無言で大きく頷くようなリアクションはとった方がよいでしょう。

＜会議の時は雑談を入れる＞
雑談も意思決定のための重要なコミュニケーションです。実際の会議の場合でも、議題の決定だけに終始するのではなく、冒頭や会議中にちょっとした雑談を交えるケースは少なくありませんので、テレワーク下でもオフィス勤務時の会議を再現するようにします。ちょっとしたアイスブレイクとして雑談をいれるようにすればコミュニケーションが円滑となり、会議の目的を達成しやすくなるほか、従業員それぞれの孤独感や不安の打ち消しにもつながります。

まとめ

新型コロナウイルスの終息がいつになるか不透明であるのに加え、テレワークがとても業務効率に優れていると多くの人々が気付いた今日、テレワークは新たな働き方としてすっかり浸透しています。アフターコロナにおいても、テレワークを継続する企業も少なくないだろうことから、テレワーク下におけるコミュニケーション不足の解消を現在より図っていくことで、先々の業務効率の向上へとつながっていきます。従業員に孤独や不安を感じさせないよう、ちょっとした工夫を加えるだけでも不足しがちなコミュニケーションを補うことができますので、これまでご紹介した内容をヒントに、皆さまの会社のテレワークのあり方を見直してみてはいかがでしょうか。