法務部の書類作成のポイントとは?

法務
弁護士
2018/06/25

法務部の書類作成のポイントとは?

20180625topics.jpg

他社との取引の際に欠かせないのが「契約」です。
法務部は、企業活動において必須である契約に関する業務を中心に行います。高い専門スキルが求められるだけに、やりがいを感じる部署です。
法務部で仕事をしていると、契約書など会社にとって重要度の高い書類を作成することがよくあります。ミスは許されないだけに神経を使います。
ポイントを把握しておくと、スピーディーかつ精度高く書類作成の仕事をこなすことができるようになります。そこで今回は、法務部に所属している方向けに法務の書類作成のポイントをまとめてみました。

法務部は書類作成・確認に携わることが多い

法務部は、法律や司法に関する業務を担当する部署です。メイン業務としては、契約・取引に関わる業務を行っています。ビジネスシーンでは頻繁に契約や取引が交わされていますが、そのなかで法務部は、企業活動においてなくてはならない存在といっても過言ではありません。
業務の中では、契約書など契約・取引に関わる書類作成や確認に加えて、コンプライアンスに関わる業務をこなしているのも法務部です。
近年、インターネットの普及などに伴って、コンプライアンスの徹底が強く求められています。そのため、法務部の重要性は日増しに高まっていると言えるでしょう。他にも組織法務や紛争対応なども行っています。

書類作成時には、一般的なビジネス文章のポイントをおさえよう

法務部の仕事では、一般的なものから法務部ならではの特殊なものまで、書類作成をすることが多いです。
滞りなく書類作成を進めるためにも、まずは一般的なビジネス書類作成のポイントを押さえておくことが肝心と言えます。

基本的に、ビジネスに関わる書類は結論優先が原則です。
先に結論や趣旨を述べ、書類を読んだ人がすぐに要所を把握できるように配慮しましょう。わかりやすく簡潔な文章で書くことも大切です。
1日のうちでも仕事ができる時間は限られています。時間を有効活用するためにも、内容を即座に把握できる書類を作成することが重要です。
また、当たり前ですが正確な情報を記載しましょう。特に根拠となるデータなど、数字が関わる箇所は要注意です。数字にミスがあると書類が台無しになります。書類を作成したら、最後には必ず読み返し、ミスを防止しましょう。基本中の基本のようで、うっかりミスをしてしまうこともあります。法務部で作成する書類は公的な文章として保存される機会が多々ありますので、当たり前ですが、気を引き締めて正確な書類作成をしましょう。

契約書作成のコツを解説!ひな形を利用するだけでは不十分?

法務部で作成する書類の中でも、非常に重要なのが契約書です。企業活動のほとんどは、契約によって行われています。契約を締結すると、当事者間における新たな法律関係が発生します。取引証憑書類としての契約書の保存期間は7年と長期であり、作成時のミスは許されません。
会社にとって価値のある契約書を作成するには、コツがあります。
まず、契約の目的をよく理解しておくことです。当事者間の認識の違いがあると、紛争に発展するリスクがあります。契約書作成のタイミングで、両当事者間に認識の相違がないか確かめておきましょう。法令等に違反していないかチェックすることも大切です。
次に、公序良俗に違反することはないかもチェックしましょう。社会的責任に反する可能性がないか確認することも法務部の仕事です。もし、新人で作成に不安があるなら、上司や弁護士などの専門家に相談して最終チェックをしてもらいましょう。

なお、中には契約書のひな形を利用しているという方もいるかもしれませんが、ひな形を使うだけでは不十分です。
一口に契約と言っても、様々な状況があります。後々紛争に発展するリスクを回避するためにも、取引当事者間で十分に協議を行い、双方が合意した事項を契約書にまとめることが大切です。ひな形をただ利用しただけでは契約内容に取りこぼしが発生する可能性が高いと言えます。きちんと話し合いを行い、正確な各当事者の権利義務、リスクの分担や回避の取り決めを記載することが肝心です。

書類作成を時短する方法とは?時にはあえて時間をかけるべき?

たくさんの書類を作成するのは大変ですよね。就業時間には限りがありますので、書類作成の時短を試み、作業効率を高めることも大切です。書類作成を時短する方法として、フォーマットを作る方法が挙げられます。
契約書のように、細かい状況に応じてひな形を変える書類もありますが、中には一定のフォーマットを作っておけばすぐに作成できる書類もあります。
会社がすでにフォーマットを作っておいてくれれば助かりますが、無い場合も少なくないです。高頻度で作成する書類に関しては、フォーマットを作っておくと時短につながります。

ただし、あえて時間をかけることも時には必要です。
例えば、読み返しのタイミングではあえてじっくりと時間をかけてチェックを行うことをおすすめします。法務部の仕事は、ミスをすると会社に不利益を与えてしまう可能性が高いです。間違えないためにも、読み返しなどチェック時はしっかりと時間をかけて確認を行いましょう。そのほうが、結果的に効率の良い作業進行に繋がります。
なお、書類において、間違えやすい場所やミスが発生しやすい箇所などはある程度決まっている場合もあります。そのような時は、間違えやすい場所ならチェックをすると、スピーディーに正確性の高い書類を作成することが可能です。

まとめ

企業活動に欠かせない書類を作成する機会が多い法務部。まずは、一般的なビジネス書類作成のポイントを理解しておきましょう。
特に重要度の高い契約書を作成する時は、契約の目的を理解し、当事者間で誤解のないように認識のすり合わせを行った上で、正しい事実を記載することが肝心です。
なお、ある程度決まった形式で作成できる書類に関しては、予めフォーマットを作っておくと時短に繋がります。
正確性と作業効率を高めて書類作成ができるように日々工夫していくと良いでしょう。

会員登録すると、キャリアのご相談や非公開求人のご紹介、履歴書の自動生成などの様々なサービスをご利用いただけます。

会員登録すると、キャリアのご相談や非公開求人のご紹介、履歴書の自動生成などの様々なサービスをご利用いただけます。

初めてご訪問の方へ

管理部門特化型エージェント No.1
MS-Japanのサービスをご覧ください!

キャリア診断

アドバイザーが直接あなたの可能性を診断!