採用成功ガイドRECRUIT GUIDE


目次

    採用管理システム

    就職氷河期の時代、就職活動では会社側が採用の主導権を握っていました。
    しかし、少子高齢化・価値観の多様化を迎えた日本では、優秀な人材を見つけるのが難しい時代になってきています。 そこで、会社側も「より効率的かつ確実に採用活動を進めたい」と考え、限られたリソースを有効に使って優秀な人材を確保するためのツールを取り入れるようになりました。その中の一つが「採用管理システム」です。
    この記事では、採用管理システムの概要・機能・メリット・選ぶポイントなどをお伝えした上で、おすすめの採用管理システム10選をご紹介します。

    1.採用管理システムとは

    採用管理システムは、別名ATS(Applicant Tracking System)とも呼ばれ、広い意味では企業の採用活動をサポートするシステム全般を指します。
    もう少し掘り下げると、人事担当者が「採用活動を行うにあたり必要な情報を一括管理できるシステム」を意味します。 具体的には、応募者のエントリー・面接・採用までの流れを一元管理して、採用活動そのものを効率化するねらいがあります。

    採用管理システムが重要視された一因としては、高齢化による人材不足・欲しい人材とのミスマッチなど、採用の難易度が高まってきている問題があげられます。
    求職者がWeb上で求人情報を気軽にチェックできる時代になり、働き方も多様化が進んでいることから、できるだけ素早く採用活動を進められるよう対応しなければ、あっという間に優秀な人材は転職市場を離れてしまうのです。

    2.採用管理システムの機能

    採用管理システムには、求職者の情報管理だけでなく、今後の採用戦略を立てるための機能・採用担当者の手間を省く機能などが数多く組み込まれています。
    以下に、主な機能についてご紹介します。

    求職者データの管理

    求職者の情報は個人情報にあたるため、できるだけ厳重に取り扱いたいものです。
    可能であれば、人事部の中でも個人情報を取り扱える社員を制限したいと考えるでしょう。
    採用管理システムを使えば、閲覧者の制限や権限の設定ができますから、例えばExcelで情報を管理するのに比べて安全に情報を管理できます。

    集計やデータ分析

    採用管理システムを使わない採用手法は、時として採用担当者の経験やカンにもとづいたやり方に終始してしまうリスクがあり、極端な話、担当者の好みで採用が決まってしまうことも珍しくありません。
    しかし、採用管理システムを使えば、ビッグデータなど圧倒的な情報量の中から必要な人材像を分析できるため、戦略的に採用を進めたいと考えている会社にとっては便利です。

    募集職種ごとの応募進捗管理

    一つの企業において、求人案件は必ずしも統一されているわけではなく、部門や職種によってバラバラというケースも珍しくありません。
    しかし、採用管理システムを使えば、企業側が求職者に対して公開している募集職種につき、それぞれの応募進捗状況が把握できます。

    メールの自動送信

    求職者の情報は、刻一刻と状況が変わるにつれて更新されていきます。
    書類選考の採用者・一次面接の採用者・最終面接の採用者・内定者と、内定に至るまでの間に何度か求職者を不採用にする場面に遭遇し、その都度人事担当者は不採用通知を丁寧に作成しなければなりませんでした。
    採用管理システムには、求職者のステータスに応じて文面を変えたメールを自動送信する機能が備わっているものがあり、この機能を使えば連絡漏れや送信ミスを防げます。

    3.採用管理システムを導入するメリット