採用面接のドタキャン・内定辞退を防ぐために人事ができる対策

最近の採用の現場では、やっとの思いで求人への応募者を見つけて「採用担当者との面接スケジュールを調整したにも関わらずドタキャンされた」といった話や、複数回の選考を経て「採用通知を出したのに、その後、辞退されてしまった」という話しが後を絶ちません。 中には理不尽な対応をする求職者もいるのかもしれませんが、売り手市場となっている今日だからこそ求職者のせいにしているわけにもいきません。ドタキャンや辞退を防ぐために求人企業や採用担当者は、求職者対応により一層の神経を使うべきなのは言うまでもありません。 以下では採用担当者として、応募者のドタキャンや採用内定者の辞退を避けるためにできることをご紹介していきますので、参考にしてみてください。

1.採用面接前にドタキャンされる理由

面接前のドタキャンですが、応募者の状況によって防げる理由と防げない理由があります。採用担当者側からするとドタキャンでも、応募者からすると予定通りというケースもあるのです。 そこで、実際にどのような経緯で、ドタキャンが発生するのかを知っておくことが大切です。

1-1.仕方ない理由

面接がドタキャンされる理由を考えてみれば、大きく3つに分かれます。まず1つ目は、弔事や体調不良をはじめとする仕方ない理由です。就業しながら転職活動している場合には、緊急でどうしても抜けられない仕事が生じることもあるでしょう。これらは突発的に面接へと足を運べない事情が発生しているので、応募者の意思によるドタキャンではありません。状況が許されるのであれば、事情を考慮して後日に日程調整するなどしたほうが、後々に相互のメリットへとつながっていくと考えられます。

1-2.防げる可能性のある理由

一方、他社で内定をもらった、面接前に志望意欲が下がったといったことを理由にドタキャンされる場合もあります。比較された結果、競り負けているのですから、仕方ない理由の一種であるように思えるかもしれませんが、これらは人事の工夫次第でいくらか防ぐことのできる要因も含まれています。単純に考えてみても、競り負けているのであれば、その逆のケースも十分に考えられます。下記で詳しくご紹介しますが、志望意欲を損なわせないよう綿密なフォローを入れたり、採用通知を出すまでに求職者が不安に思っている要因をカバーしたりするなどの工夫がドタキャン防止に有効です。

1-3.理由が分からない

最後に、理由がわからずドタキャンされる場合もありますが、これは人事にはどうしようもありません。理由がわからない場合とは、一方的にキャンセルのみを伝えられるか、または連絡さえしてこないケースが多いためです。日頃から応募者に向けて真摯に振る舞う以外ありません。

2.採用面接前のドタキャンを防ぐために人事ができること

2-1.スピーディーな日程調整

面接前にドタキャンを防ぐには、まずスピーディーな日程調整を心がけましょう。応募を受けてから選考プロセスに素早く入ってもらうようにするだけで、応募者が他の企業に目移りしてしまうリスクを低減させられます。加えて、早々に転職先を決めたいと考えている応募者にとって、選考プロセスが早期に進んでいくのはとても歓迎すべきことであり、より一層の好感度を得られるでしょう。

2-2.応募者のことを考えた丁寧な対応

採用面接は企業を代表して、その企業の顔として応募者とコミュニケーションを交わす場であるため、そこで受けた印象によって応募者の就業への熱意は大きく左右されます。スピーディーな対応はもちろんですが、いざ面接の場においても丁寧な対応を心がけるようにしましょう。その際、持参する持ち物を少なくするのもポイントです。必須のようになっている履歴書や職務経歴書を用意するだけでも、応募者にとっては手間をかけなければなりませんので、それら以外に用意すべきものを設定していると、とても面倒に思えてしまうものです。気軽に面接へと来てもらえるようにすれば、自然とドタキャンされる確率も減っていくでしょう。

2-3.リマインド連絡を入れる

そして、リマインド連絡を入れるのも効果的です。面接の前日、もしくは前々日あたりに面接の日時の確認連絡を入れるようにすれば、応募者は自分を待っていることを再認識できるため、より足を運びやすくなります。その連絡によってドタキャンではなく、通常の日程変更として済ませられる場合もあります。

3.採用通知後に内定辞退される理由

3-1.他社企業との比較

選考によって採用を決定したにも関わらず、その通知後に辞退される場合にも主に3つの理由が考えられます。まずは他社と比較した結果、そちらのほうが魅力的であったため、辞退されてしまう場合です。その応募者にとって本命の転職希望先があった場合など、様々なケースが考えられますが、選考を経て決定した採用が白紙となれば、自社にとってかなりの痛手となってしまうのは言うまでもないでしょう。

3-2.選考を経て志望度が下がった

加えて、選考を経て志望意欲が下がった状態のまま、採用決定通知を受けた場合にも辞退が生じやすくなります。具体的には採用面接時の面接官の印象があまり良くなかったような場合に多く見られます。面接とは採用する側が応募者をふるいにかける場であるだけでなく、応募者にとっても転職先にその企業が値するかどうか評価する場でもあります。一人ひとりの応募者に真摯に向き合いながら、ていねいなコミュニケーションを交わすようにするなど、現状の面接の在り方をより質の高いものへと改善していく必要があるでしょう。

3-3.雇用条件が希望に合っていない

もちろん応募者の希望すべてに雇用条件を合わせられるはずもありませんが、面接時にその内容を詰め合わせていないため、辞退されているケースも少なくありません。ここで留意すべきは、応募者がしっかり自分の希望する雇用条件について面接時に質問できているかどうかです。待遇についての質問は応募者にとって口にしづらいものであるため、勝手な解釈で辞退している可能性も考えられます。

4.採用通知後の内定辞退を防ぐために人事ができること

4-1.スピーディーに採用通知を出す

採用通知を出してから辞退されるのを防ぐためには、まずスピーディーに採用通知を出すことが大切です。応募者は他の会社の選考を同時に受けている場合もあります。いろいろなパターンが考えられますが、他社からの採用通知が先に届いてしまっていた場合など複数の採用通知がバッティングする状況となってしまうと、余計に辞退が生じやすくなってしまいます。早々に採用通知を出し、コンタクトを取って入社を決定づけていれば、このようなリスクも避けやすくなります。

4-2.面接時に雇用条件のすり合わせをする

また、面接時に雇用条件のすり合わせをしておくのもおススメです。採用通知を出してから、雇用条件を話し合うよりもずっと安心感を与えられるため、辞退が発生しづらくなります。上でも触れているよう、雇用条件については口にしづらい風潮が根強く残っているため、早々にクリアにしておくことはその応募者にとって大きなメリットとなります。面接時に採用候補者であると判断するようであれば、求人票に記載されている雇用条件以外の部分についても言及し、応募者の希望を引き出しながら具体的な目安を共有するようにしておくといいでしょう。これらを話し合うために、採用通知を出す前にオファー面談をしておくのもおススメです。

4-3.オフィス見学を行う

雇用条件を事前に話し合うのは、以降の安心材料を提供するためですが、同様の理由でオフィス見学をする方法があります。入社してから自分の過ごす場を確認できれば、より具体的なイメージを抱きやすく、安心材料となります。そこで同僚となる従業員といくらかコミュニケーションを交わすことができれば、より一層、就業に対する不安を払拭できるでしょう。その他、入社前に採用決定者が不安を抱きそうな内容があるかどうか、この機会に見直してみてはいかがでしょうか。

以上、ご紹介してきた辞退防止のための人事の取り組みは、まるで囲い込みのようにも見えるかもしれませんが、人手不足が顕著となっている今日、これらの取り組みは人材確保のために積極的に行うべきです。しかし、忘れてならないのは、とにかく自社のアピールを積極的に行おうとする姿勢です。積極的なアピールは応募者への魅力づけへとつながり、辞退を出すリスクは自ずと小さくなっていくためです。

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5.まとめ

面接のドタキャンや、採用決定者の辞退に悩まされているようであれば、人材紹介会社に相談してアドバイスを受けてみてはいかがでしょうか。仕事柄、人材紹介会社は採用者として、求職者として、いくつもの採用プロセスに携わっていますので、採用についての様々なノウハウを蓄積しています。ドタキャンや辞退に無縁な企業が求人への応募者にどのように向き合っているのか、選考プロセスの進捗をどのようなペースで行っているのか、具体例を紹介してもらえるなど、きっと有益なアドバイスが受けられるでしょう。ドタキャンや辞退をなくすことで採用コストの無駄も省くことができるようになるため、目の前の課題を解決する以上のメリットを享受できます。

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