1回の採用メールで求職者の印象が変わる？採用通知・不採用通知のメール連絡の最適案！

一通りの選考を終えて採否が決まれば、自社の選考を受けてくれた応募者に向けて結果の通知を行わなくてはなりません。採用を決定したからといって、その応募者が必ず入社してくれるとは限りませんので、スピード感ある対応が求められます。一方、不採用者に対しても、不採用の決定がその人の今後の転職活動の進捗に影響を与えてしまうのを考えれば、早急に通知する必要があるのはいうまでもないでしょう。以下では、採用通知・不採用通知を行う際、知っておくと便利な知識をまとめていきます。

1.採用通知・不採用通知はメール・電話・郵送、どの方法がいいのか？

1-1.採用通知・不採用通知はメール連絡が基本

採用通知・不採用通知を行う際、まずその連絡手段を考えなければなりませんが、基本的にはメールで通知したほうが後々のトラブル回避につながります。その理由は、記録を残すことができるためであり、連絡事項のミスリードも極力減らすことができるからです。 選考の最終結果である採否はとても重要な情報なので、相手に誤った解釈をされないように注意を払う必要があります。この点を考えたとき、“言った、言ってない”という状況を招く可能性のある電話での連絡はやや危うさがありますので、送信の事実と内容を確認できるメールでの連絡がより良いとされています。

1-2. 採用内定通知書や労働条件通知書はメールと郵送で

同じ理由から、採用内定通知書や労働条件通知書もメールで送った後に郵送で送るようにするといいでしょう。いずれも重要な情報が記された書面なので、受け取った採用決定者は内容を確認しなければなりません。事前にメールで同内容を送っておけば、確認作業がとてもスムーズとなります。メールでコンタクトが取れる状況としておくことで、記載事項についての質問等がしやすく、相互に履歴を残しながらやり取りできるため、より一層の信用の構築にもつながっていきます。就業しながら転職活動していた採用決定者であれば、電話よりもメールのほうが都合がいいだろうことはイメージしやすいのではないでしょうか。

1-3.電話連絡の場合は時間帯に注意

どうしても電話で採否通知を行わなくてはならない場合には、かける時間帯に配慮するようにしましょう。就業中や就寝中である場合も考えられるため、それらを避けられるだろう時間帯を見計らう必要があります。 例えば、お昼休みである12時～13時や就業後の18時以降などが良いでしょう。

2.採用通知のメールの内容

冒頭でも触れていますが、企業側が採用を決定したからといって、その採用決定者が必ずしも入社してくれるわけではありません。採用通知を出し、それを受けた採用決定者が入社に同意することで、やっと入社が決まります。だからこそ、採用通知のメールは心を込めて文面を校正しなければなりません。

2-1.採用通知メールの書き方

簡単な校正の流れをご紹介すれば、まずは面接に来てもらった御礼と、採用内定の旨を明記します。その後、今後の入社までの手続きの流れを記し、問い合わせ先を加筆してから、締めの挨拶および御礼で締めくくります。採用通知に雇用条件も記す場合もありますが、別紙添付する方法もありますので、全体の校正を眺めながら、どちらにするか検討していきます。どうしても事務的な文章となってしまいがちですが、できるだけ相手に“入社して欲しい”という気持ちを伝えられるよう心がけることで、より良い文面となっていくでしょう。

2-2.一言メッセージを添えるのも有効

より気持ちのこもった採用通知としたいときにおススメなのが、一言メッセージを添える方法です。なぜ採用を決定したのか、どのようなことを期待しているのか、是非とも入社して欲しいという熱意などを記すことで、それを見る採用決定者の心によりダイレクトにアプローチできる内容となります。テンプレート的な採用通知にはない温もりを感じられるため、安心して入社しやすい状況を作り出すためにも、その採用通知が一役買ってくれることでしょう。

3.不採用通知のメールの内容

不採用通知のメールにも、採用通知同様の誠意を込めることが大切です。不採用としたものの、“別の職種であれば・・”と思う応募者もいるでしょうし、これから先、どのような縁があるかもわかりません。加えて、ＳＮＳ全盛のこの時代、雑な不採用通知を行ってしまえば、どのような風評が形成されるかもわかりませんので、採否の結果に左右されることなく、自社の求人に応募してくれた人には公平に接するべきです。

3-1.不採用通知メールの書き方

不採用通知のメールの文章も採用通知と同じく、選考に応募してくれた御礼よりはじめ、不採用の旨を明記します。続けて、簡単な挨拶文を連ねて締めくくります。最後の挨拶文は、“今後のご活躍をお祈り申し上げます”といった内容が一般的です。企業によっては不採用となった理由を明記している場合もあるようですが、それは少数派といえるでしょう。

3-2.不採用通知を送らないパターンも

いろいろな企業の求人情報に目を通してみれば、選考に応募する際の注意点の中に、選考結果についての理由は通知しない、との記載が多く見られます。この理由は、不採用となった応募者とのあいだで無用なトラブルが生じるのを避ける狙いもあります。“厳正なる審査の結果、誠に残念ではございますが、貴意に添いかねる結果となりました。”といったような表記にとどめておいても、よく目にする一般的な表現なので、後のトラブル材料となる心配はないでしょう。採用通知よりも事務的な内容となってしまいがちですが、相手の気持ちを考えつつ、選考に足を運んでくれたことを感謝しながら文面を校正していきましょう。

4.採用通知・不採用通知をメールで送るときの注意点

4-1.選考結果は1週間以内に

採用通知、不採用通知をメールで送る際、まず気をつけなければならないのは、できるだけ早く送るようにすることであり、最終選考から１週間以内にできるだけ早いタイミングで送るようにするといいでしょう。選考を受けていた応募者は必ずしも、自社だけに絞って転職活動を行っているわけではなく、複数の会社の選考を同時に受けている場合もあります。このとき、他社の選考状況に採否結果が当然影響を与えるのですから、連絡が遅くなれば採用決定者が他者へと流れてしまい、不採用となった応募者の転職活動の妨げとなるなど、何も良いことはありません。採否結果の通知はスピーディーに通知する必要があります。

4-2.内定の回答期限は慎重に区切る

採用決定者の回答期限を区切るときは、その人の状況に合わせて行うよう配慮するのも大切です。求職者は、何社か並行して選考を受けていることが多く、出来るだけ比較検討して入社を決めたいと思っています。そのため、企業の都合で「明日までに回答してください」などいきなり伝えてしまうと、求職者にとっては決断を急かされている感覚になり、それまで前向きに入社を考えていたにも関わらず、辞退されてしまうケースも出てきます。もちろん、求職者によっては即日回答をするパターンもありますので、その求職者の状況によって柔軟に対応することが大切です。採用決定者と話し合いの上で回答期限を設けるようにするといいでしょう。

4-3.メールを送る時間は、なるべく午前中に

メールを送る時間にも気をつけなければいけません。いつでも都合のいいときに読めるからと夜間にメールを送った場合、その会社のワークライフバランスに戸惑いを覚えさせる原因となる可能性があります。多くの企業では朝早く、少なくとも午前中には採否結果のメールを送っているのを考えれば、午後や夕方に送るのも避けたほうがいいでしょう。大事な通知が後回しにされているようにも受け取れるため、プラス方向には捉えられませんので、いくらかフォーマルな対応を意識すべきといえます。

これらの注意点はいずれも安心して入社してもらえるよう、採用決定者に入社の意思を固めてもらうためのものです。どのような対応をすれば、より一層の信頼を得られるのかを客観的な視点より考えていけば、これまでご紹介した注意点以外にも気をつけるべき事項が見えてくるのではないでしょうか。

5.まとめ

選考の基準を満たし、採用を決定した人材は是が非でも確保したいところです。しかし、採用通知の出し方ひとつで、採用決定者が入社を躊躇する場合も少なくありません。万が一、採用決定を辞退されようものなら、改めて募集をかけなければならないケースもあり、採用コストを二重に払うこととなってしまいます。不採用通知についても、キレイにお別れができるよう、心を込めて校正して作成した文面を送らなくてはなりません。これら通知の出し方はひとつの正解があるわけではないので、多くの人事担当者が頭を悩ませている点です。そのようなときは人材紹介会社へとやりとりの代行を依頼してみてはいかがでしょうか。人材紹介会社は数多くの求職者を取り扱っており、企業へ紹介した後、その採否の通知も行っていますので、豊富なノウハウを蓄積しています。

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