採用プロセスの基本とフェーズごとのポイント

人材を採用するには、採用計画を立案して、その内容に沿ってそれぞれのプロセスを経ていく必要があります。以下では、人材を採用するまでのフローやそれぞれのプロセスを実行するにあたって留意すべきポイントも含めご紹介していきますので、今後の参考としてください。ワンランク上の選考フローは、より求める人材像に近い人材の採用へとつながっていきます。

1.一般的な採用プロセス

まず採用計画を立て、その募集を行い、応募者を選考して、その結果を通知するのが、一般的な採用フローであり、企業規模を問わずほぼ共通しています。このフローに含まれるプロセスはいずれも欠かせないものですが、それぞれにおいて、どのような工夫を凝らしていくかで違いが生まれてきます。

• 採用計画をどれほど綿密なものとして打ち立てていくのか
• どのような方法で募集をかけるのか

だけでも企業によって異なりますが、特に違いが生まれるのが選考方法についてです。

• 書類選考だけを行うのか
• 筆記試験も課すのか
• 面接を何回行うのか

などで違いが生じてきます。
その内容によって採用までの過程が企業ごとに異なるものとなり、その求人に求職者が応募するかどうかを左右します。

2.採用プロセス①採用計画

人材を採用しようと思った際、どのような人材が欲しいのかアウトラインは誰もがイメージしているものですが、本当に自社にマッチする人材を獲得するには、もっと掘り下げて詳細な人物像を描かなくてはなりません。人手不足の昨今、企業側が妥協せざるを得ないように思えるかもしれませんが、採用後の雇用リスクは変わらないのですから、以前にも増して精度の高い採用計画が求められています。

採用計画は事業計画を達成するものであるため、まずは採用の目的を明確にします。何を実現させるために、どのような人材を採用するのかビジョンを描くことで採用対象の絞り込みが可能となり、無駄な人材を採用するリスクを軽減できます。 また従業員の突如の退職や繁忙期の人員補充である短期的な人員へのニーズであるのか、事業計画を達成するために必要な中長期的な人員へのニーズであるのかをまとめることで、正社員としての雇用であるか、それ以外の雇用であるのか雇用形態も判断できるようになります。 続いて、人員推移のシミュレーションを行いつつ採用する職種とその人数を決定します。 次いで求める人物像を明確化していきます。その職種をこなすためにどのようなスキルが必要となるのか、年齢・性別・学歴、性格のタイプ、勤務条件などを多角的に整理していきます。 そして、選考方法と評価基準を定めるとともに、いつまでに何を行うのかスケジュールに落とし込んでいきながら採用計画を定めていきます。

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3.採用プロセス②募集

採用計画が決まれば、以降のスケジュールも可視化されているため、その内容に沿って募集方法を検討します。採用ルートをできるだけ広範なものとしたいところですが、採用コストの関係上、求人の出稿先は限られてしまいますので、費用対効果を考慮しつつ募集方法を絞り込んでいかなければなりません。だからと言って、無料で掲示できるハローワークのみに頼るのは得策とは言えません。ハローワークの場合は、年齢や性別による指定ができないだけでなく、応募があった場合には面接するのが原則とされているため、面接を担当するスタッフの人件費などがかかることも考慮する必要があります。

無料で求人をかけられる先としておススメなのは人材紹介会社です。人材紹介会社に求人を依頼した場合、基本的に初期費用はかかりませんし、当該求人広告を出す場合の出稿費も請求されません。求める人材像にマッチする人材が見つかればスムーズに紹介してくれるため、人材紹介会社からの連絡を待っているだけで候補者と面談する機会を得られます。候補者を採用した場合、人材紹介会社へ手数料を支払わなければなりませんが、独自での採用活動が上手くいかない、長引いてしまうようであれば、結果的に人材紹介会社を利用したほうが採用コストを抑えられます。また、どのような人材を募集するのか人材紹介会社と打ち合わせる内容そのものが求人概要となってきますので、自社で求人を行う際の参考材料として活用できるのもメリットといえるでしょう。

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4.採用プロセス③選考

続いては、書類選考・筆記試験・面接・最終面接といった、４つの一般的な選考について、それぞれポイントをご紹介します。

まず書類選考については、履歴書と職務経歴書の２点を確認するだけでも十分です。 下記のような内容に当てはまらなければ、基本的に次の選考に進めるようにするのがポイントです。

• 明らかに求める人材像とマッチしていない
• 短期間で転職を繰り返している
• 書類が手抜きである

その理由は、応募書類だけでは確認できない内容のほうがずっと多いためであり、それらのほうが適正を測るのにより参考にできるからです。

筆記試験については実施の有無が大きく分かれるでしょうが、内容は一般常識的な学力と性格の適性を計るための検査となります。常にその精度について議論されているものの、念頭に置いておくべきは筆記試験の結果で採否を決めるのではなく、面接のための材料として筆記試験を用いるということです。こうすることで採用後のミスマッチをより避けられるようになります。

面接は人事や配属予定部署の担当者が一次面接や二次面接を担当し、応募書類の記載事項や実務能力の確認を行い、最終面接では配属予定部署の責任者や経営者が入社後のキャリアビジョンも含めて候補者の見極めと、入社意欲の確認を行うことが多く見られます。面接の回数は企業によって異なっており、中小企業の場合には一度の面接で経営者が面接官となり、採否の判断を行うケースも少なくありません。

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5.採用プロセス④採用通知

一通りの選考プロセスを終えて、やっと採用者が決まりますが、それですべてが完結するわけではありません。速やかに内定通知書を送るとともに、労働条件通知書の作成へと取り掛からなくてはなりません。採用計画を定め、スケジュールに沿って選考プロセスを遂行し、やっと内定を出したにも関わらず、内定を辞退されてしまえば、また一から採用フローを進めなくてはなりません。転職先を探している場合、一社ずつ受けるよりも、自分の希望にあった先を何社か受けたほうが求職者にとってメリットがあるため、採用決定者が他社の選考結果も待っているかもしれないので、早々に入社を決定づけてもらうよう物事を進めていく必要があります。そのためにおススメなのが、オファー面談の実施です。

オファー面談とは、企業側と内定者が入社意志と、採用条件などを確認する面談のことであり、以降の流れをスムーズなものとしてくれます。面談はまだ選考プロセスの一環であるため、求職者はなかなか採用後の待遇について口にしづらいものです。特に給与や休日といった自分の利益になること、会社にとって利益とならないような項目については尚更です。これらについて企業側が一方的に労働条件を決めてしまえば、内定者の意向に沿ったものではなくなるため、その内容によっては辞退を生じさせてしまう可能性もあります。しっかりと内定者の希望も汲み取った労働条件とするには、オファー面談を設けたほうがベターであるといえます。

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6.まとめ

これまでご紹介してきた採用フローは今日現在、一般的に考えられるものであり、ご覧いただいている皆様の会社でも既に実施されている内容も含まれていたのではないかと思います。しかし、それぞれのプロセスをより良いものとすれば、求める人材像に近い人物を採用できる可能性が高まるだけでなく、採用コストをより低減させることも可能となるでしょう。これからの採用計画をより良い内容へと昇華させたい場合には、採用の現場のプロである人材紹介会社へと相談してみてはいかがでしょうか。数多くの採用の現場を見ながら蓄積してきた人材紹介会社のノウハウを反映した採用計画および各プロセスを手に入れられるため、中長期的に見ればきっと貴社のメリットとなることでしょう。

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