「人事データ管理（個人情報の観点から）」

「人事データ管理（個人情報の観点から）」

昨今の急速な情報化に合わせて、
企業や公共団体等が保持する個人情報についても見直しが行われ、
平成１７年の４月1日に個人情報保護法が施行されました。
それに伴い、企業における個人情報の管理について
以前にも増して重要視されるようになりました。

個人情報というと、一般的に「顧客情報」等のデータをイメージしがちですが、
法律では「個人情報とは生存する個人の情報であり、
特定の個人を識別できる情報の事」とされています。
その為、「顧客情報」を持たない企業でも、
従業員の個人情報や採用時の候補者の個人情報を保持している限り
「個人情報」を管理する責任が発生するのです。

少しの情報を保持しているだけでも意外なリスクを孕んでいる『個人情報』。
今回は、個人情報の観点から企業における人事データの管理について、
リスクから対策までを一般的な視点で解説していきます。

対象となる代表的な人事データ

企業が管理するべき情報には様々なものがありますが、
個人情報を含む人事データとは一体何を指すのでしょうか？
企業内の様々な所に点在する人事データですが、
ここでは多くの企業が保持している
代表的な『人事データ』の一部をピックアップしてみましょう。

　
　○従業員等の個人情報
　　・個人の携帯電話番号や、自宅の住所等
　○採用時の応募者の個人情報
　　・応募時の履歴書や職務経歴書等の書類
　○その他従業員のデータ
　　・給与・賞与の金額や確定申告に関するデータ
　　・昇給・昇格等の評価や転勤・異動に関する発表前の情報
　　・社員の出社～退社の時間や残業時間についての情報

リスク

従業員を雇用している限り、
企業は必ず前述のような『人事データ』を管理し、そして運用する事になります。
また、企業が成長すればするほど、その管理は有効かつ効率的に行う必要が出てきます。

ここ数年間で様々な情報漏洩事件が報道されているのはご存知かと思います。
その多くは、いわゆる『顧客情報の漏洩』に大別されるものですが、
実は社内人事情報の漏洩事件も少なくありません。
そういった情報漏洩事件が発生してしまった場合、
従業員への責任はもちろんの事、社会的な責任も負わなければならず、
企業が負わなければならない責任は非常に重くて大きい物となります。

　○従業員の過失によるデータの漏洩や消失
　　・新卒採用の応募者のデータが入ったPCを外部に持ち出した際に盗難に遭ってしまう等
　○ウィルスへの感染による漏洩
　　・PCがウィルスに感染し、社員の昇給・昇格データが社外に流出してしまう等
　　・悪意のある従業員による社員の連絡先データの持ち出し等
　○外部からの攻撃（サーバへの攻撃や通信の妨害等）
　　・外部から不正アクセスによる給与データの改ざん等

対策

個人情報の漏洩には様々な原因がありますが、
それらのリスクを完全に防ごうとすると逆に利便性が失われてしまう事が多く、
何よりそこにかかる運用コストが非常に高くなってしまいます。
そのため、リスクを抑えつつ効率的に自社の人事データを管理・運用していくためには、
自社の管理している人事データの内容を知り、リスクの状況を知る事が必要です。

まずは自社の管理しているデータの種類について知り、
それに対するリスクの発生機会および発生頻度、
発生した際の影響度、実施済みの対策等を評価してみましょう。
その上で、そのリスクに対し適切な措置をとり、それに合わせた運用方法を決め、
運用を定着させる事でトラブル発生の可能性はかなり抑えることができるといえます。

それでは、リスクに対する身近な措置の基本的なものを挙げてみましょう。

　○人的対応
　　・個人情報についての定期的な従業員への教育
　　・個人情報に関する従業員との機密保持契約の取り交わし
　○物理的対応
　　・IDカードによる入退出の管理やオフィスの鍵の管理
　　・ワイヤーロック等でのPCの盗難防止措置
　○システムセキュリティ
　　・ウィルス対策ソフトの導入
　　・外部へ持ち出す際のPCのパスワード管理やデータそのものの暗号化

総括

企業において『人』が非常に重要なリソースである事は、
皆様よく理解のことと思いますが、成長中の企業が更に発展する上では、
人そのものに加えて人事『データ』を有効且つ効率的に管理・運用していくことも重要です。
ただし、その人事データが内包するリスクに対し適切な措置を行っていないと、
その情報を効率的且つ有効に運用することは出来ません。

その為、自社の人事データの状況についての正しい認識はもちろんの事、
「保持している情報のリスクに合った運用がされているか」
を知る事は非常に重要であると言えます。

今回は人事データに対するリスクと対策について一般的な視点から解説いたしましたが、
これを機に御社の人事データの管理体制を見直し、
さらに安全で効果的な人事データの運用を実現していただければ幸いです。