会計事務所の業務を効率化する方法おすすめのITツール3選

業務効率は、ビジネスにおいて重要なテーマです。時間単位あたりの生産性が高ければ高いほど、その労働時間の密度が濃く、効率的に利益を上げられるため、経済合理性の高い仕事だと評価されます。では、会計事務所ではどのような施策によって業務効率化ができるのでしょうか。

1.なぜ会計事務所に業務効率化が必要なのか

仮に人件費をコスト（費用）であると捉えたとき、会社にとってはコストに見合った利益を出せていなければ赤字になってしまいます。そこで、費用対効果を最大限に引き出すためには、その職場で働いている一人ひとりの業務効率を引き上げることが重要な課題となります。

もともと、会計事務所に限らず、日本の職場は全体的に国際比較で業務効率がよくないとされています。その業務効率の悪さが、日本国内での残業の多さの一因になっていると考えられているのです。業務効率が慢性的に悪化している最大の原因が、業務に対するモチベーションの低さだといわれています。また、「労働が美徳だ」「ラクして稼ぐなんて、バチが当たる」と考えられている伝統も、合理性を考えず、残業代を稼ぐためにダラダラ職場に居残ってしまう傾向に影響しているとされています。

欧米諸国では、社会人でも1カ月以上のバカンス（長期休暇）をとることが一般的となっています。また、たとえ仕事が残っていても定時になれば帰社することも当たり前です。また、宗教などの影響で、労働は罰だという一般的な認識となっているため、徹底的に業務効率を考えるのです。

ただし、そのような認識の差が、ひとりあたりGDP（国内総生産）の差に表れているといえるのです。日本は世界第3位のGDP値を誇りますが、ひとりあたりGDP（名目）は、世界第25位となってしまいます（2017年統計）。

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2.会計事務所ではどのような業務効率化を行うべきか

業務効率化には、おもに2つのアプローチがありえます。
それは「無駄を省くこと」と「組織のパフォーマンスを上げること」です。

まずは、会計事務所内における「無駄」を徹底的に探してみましょう。
ほとんどの会計事務所では、OA化され、会計ソフトが導入されていることでしょう。しかし、それだけで効率化・合理化が図られていると思いこむのは大間違いです。
肝心な最終許可を得る段階で、紙を回して稟議をはかったり、社内で余計な手続きを義務づけ、手続きを踏んでいなければやり直しを課されたりしていれば、それだけで大幅なロスです。

限られた労働力を、余計な業務に振り分けることなく、クライアントの喜びや利益向上のために何をすべきなのかを明確にした上で、その目的を達成するための業務に集中して労働力を投入する判断をしなければなりません。

形式的な手続きを踏んでいるかどうかを可視化するよりも、クライアントの利益を上げて、事務所の利益も向上できる仕事に集中しているか、その業務内容を可視化させるほうが、よっぽど有意義です。

そして、コスト改善の施策を採ったならば、必ず費用対効果が上がっているかどうかを数字に出して把握しましょう。数字のプロである会計事務所が、生産性の向上だけを「どんぶり勘定」にしてはならないのです。

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3.会計事務所にオススメの業務効率化3つの方法

会計の効率化

会計事務所にとっての、業務の根幹です。初期投資を怠らず、常に最新のソフトを入れるように心がけましょう。税務制度の改正を反映していない経理処理などをすれば、目も当てられませんし、クライアントの信頼も失います。

端末の最新化

現代の会計事務所にとって、コンピュータは基本インフラとして不可欠です。PCも常に最新のものに入れ替えると、フリーズや処理遅延で時間を無駄にすることもなくなります。

周辺業務の外注化

会計事務所のパフォーマンスを引き上げるためなら、一部業務を外注化するのも、有効な選択肢です。日常業務で慣れている従業員に、別の業務を行わせればどうしても短期的には業務効率が下がってしまいます。たとえば、今まで数値の入力業務しか行わなかったスタッフに対して、まったく経験のない求人・広報・クライアント募集業務を任せてしまうと、その試行錯誤のプロセスで業務効率は大きく悪化してしまいます。しかも、いつまで経ってもうまくならないかもしれません。そもそも会計の仕事がしたくて会計事務所に入ったにもかかわらず、広報業務をさせられていたら、不満を持ったままモチベーションの低い仕事を漫然と続けるため、業務効率は必然的に下がってしまうのです。

よって、たとえコストがかかっても、求人広告やクライアント募集などの仕事は、専門家に外注したほうが一般にいいと考えることができます。確かに、ある程度の額の報酬は負担しなければなりませんが、広報専門の従業員を一人雇うよりも、外注のほうが低コストで済む可能性が高いのです。しかも、外注であればチームで取り組んでくれることもあるので、かけたコスト以上にクオリティの高い成果を得られる可能性があります。

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4.会計事務所の業務効率化に役立つITツール

実際に会計事務所で活用できるITツールを３つ紹介しましょう。

①freee
クラウド会計ソフトとして一般企業向けのサービスとして知られているfreeeですが、会計事務所を対象としたソフトの提供も行っています。導入により大幅な業務効率化を実現できるため、普段から残業が多い、忙しくて集客活動ができない、という場合はおすすめです。「会計事務所向けfreee説明会」も実施しているので、関心のある方は参加してみるとよいでしょう。

②Square
クレジットカードによる決済ができるwebサービスです。クラウド会計を導入している顧客の場合だと、クレジットの方が報酬を支払いやすいことが多いです。業務効率化に役立つのはもちろん、顧客の利便性を上げて、集客力を高める上でも有効なサービスといえます。導入費用が安く、カード決済の売上は最短翌営業日に入金されるので、キャッシュフローを心配する必要もありません。

③Misoca
こちらは請求書の発行を行うことができるwebサービスです。開業税理士の場合、請求書の発行を自分で行わないといけないケースも多いでしょう。Misocaを使うと、わざわざ事務所に戻らなくても、出先でスマホを使って簡単に請求書を発行できます。これだけでも、日常業務の事務作業量はかなり削減できるでしょう。

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