時間のかかる採用業務を最適化！効率化できる方法やツールとは

採用業務担当者は、一年の中で繁忙期と閑散期が比較的分かれる傾向にあります。
その反面、忙しい時期の時間外労働はかなり長くなる傾向にあり、JR東日本パーソネルサービスのデータによると、選考期となる5～6月では60時間弱、広報期の2～3月では70時間を超えるというデータが出ています。

また、新卒・中途の枠を決めず採用を考えるという企業も増えてきているため、今後は時期を問わず採用担当者が忙しくなる可能性も否定できません。

今回は、そんな忙しさを少しでも効率化するため、採用担当者が取り組んでいる新しい方法についてご紹介します。

そもそも、採用業務で短縮できる作業にはどのようなものがあるのか

採用担当者の仕事を理解するうえで重要なのは、一年を通してどのような形で採用活動を行うのか、その流れをイメージすることです。
具体的に流れの中に組み込まれる要素としては、大手企業や公務員試験で考えると以下のような内容が考えられます。

求人情報を広く公表・展開する
Webエントリー
会社説明会
エントリーの受付
書類選考
筆記試験
面接
集団討論
内定者決定後のフォロー

これらの業務において、どのような部分を効率化できるのでしょうか。
少なくとも、筆記試験や面接・集団討論のように、当人が会社に足を運んで何らかの試験を受ける場合は、それを省略するというのは難しそうです。

また、主に時間がかかっているのは選考期・広報期であることから、事前の準備にかかる時間こそ短縮したいという思惑も考えられるでしょう。
数多くの情報を適切に処理し、採用へと結びつける過程において、多くの時間を必要としているものと言えそうです。

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選考期・広報期の業務作業を短縮できるツールや方法にはどのようなものがあるのか

先ほど、数多くの情報を処理しなければならないことが、採用担当者の大きな壁になっていることをご紹介しました。
そのため、情報処理というジャンルにおいて、作業短縮のニーズは強く存在しているものと考えてよいでしょう。

選考期で考えると、大量の情報を一定の基準で選び出す過程において人間の目を通すことは、人事にとって必須条件の一つと考えられてきました。
それが仮に手書きの履歴書やエントリーシートだったとしても、しっかり「人間」が判断することは、当然のことだったわけです。

しかし、AIが発達した現代において、決まった内容への回答を要求するエントリーシートを人間の頭で判断するよりも、客観的なデータ分析を機械的にハイスピードで処理した方が効率的だと考える企業が増えてきました。
事実、そのようなサービスは既に実績を挙げており、採用効率の改善につながったという声も出ています。

また、広報期という点に関して言えば、いわゆる「コネ」による採用という点にも新たな動きが出ています。
今までのように親族の声が影響するようなコネではなく、従業員の目線で会社に知人を紹介し、その知人が成果を出せば紹介した側の待遇も改善されるというものです。

社員側からの紹介ということであれば、そもそも広告を広範囲に打つ必要がありませんから、広告費が削減できます。
また、退職が決まった社員自身が後釜に据える新人をピックアップできれば、引継ぎも比較的スムーズに行くであろうメリットもあります。

この採用形態は「リファラル採用」とも呼ばれ、クラウドサービスの提供も始まっています。

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