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経理人材必見!残業をなくすための時短テクニック

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経理の仕事は様々な事務処理が多く、自然と仕事量が増えてしまいがちです。そのため、効率を重視しながら仕事を進めていかないと、気付けば残業の日々…という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、そんな経理職の方の事務作業を早く処理するテクニックをお伝えしたいと思います。

事務処理が速い経理人材の特徴3つ

事務処理が早い経理人材の特徴1:整理整頓が行き届いている

事務処理が早い経理人材の1つ目の特徴として、「整理整頓していること」が挙げられます。事務処理のスピードを悪化させる一番の原因は、必要なものがすぐに見つからないことなのです。普段は視界に入る場所にあっても、いざ必要になるとどこにあるか分からない、なんてこともあるかもしれません。

経理の事務作業は、ある程度必要とされるものが決まっています。所定の用紙や印鑑、領収書などの必要なものをすぐに取り出せるように整理整頓して配置しておくことで、事務処理を効率よく正確に行うことができるはずです。また、自分の机だけではなく、職場全体で整理整頓を心がけていけば職場の作業効率も改善されていくでしょう。

こうした基本的なことに気を配ることが、残業を減らす第一歩になります。

事務処理が早い経理人材の特徴2:仕事のパターンを覚えている
2つ目の特徴は「仕事のパターンを覚えていること」です。

経理の仕事で求められる内容というものは、ある程度パターンが決まっているものが多いです。一般的なやり方やパターンを覚えることで、事務作業の要領をすぐにつかめるようになります。

注意しなければいけないのは、パターンを覚えているからといって確認を怠ってはいけない、ということです。

思い込みや先入観で仕事をしてしまうと、特殊な形式を指定されていることに気付かず、普段通りのやり方で処理してしまう可能性があります。

効率を高めるのは重要ですが、その結果ミスが出てしまっては意味がありません。経理の仕事は、会社の出費や経営状況をチェックする重要な役割があります。多少スピードが落ちても、確認作業だけは怠らないようにすることが肝心です。
ミスや確認漏れがあると、やり直しとなり結果的に二度手間になってしまいます。無駄な残業をしないように心がけている人は、作業にメリハリをつけて遂行しています。

事務処理が早い経理人材の特徴3:最初に仕事全体を把握している
3つ目の特徴は、「最初に仕事内容の全体を把握していること」です。仕事の全体像を把握してから仕事にとりかかる習慣が身につけば、時間のかかる作業を早めに行ったり、必要な部分だけを効率よく作業したりすることができます。

誰かに頼みたいタスクがある場合、先にその人に頼んでおくことで、待っている間に他の処理を進めておくことができるでしょう。

余計な時間のロスを作ることなく仕事を進めるには、全体像を把握しスケジュールを立てて、残業時間の削減に繋げましょう。

残業を減らし、効率的な事務処理をする5つの方法

残業を減らし、効率的な事務処理をする方法1:無駄な事務作業をしない
事務処理を効率的にする1つ目の方法は、「無駄な事務作業をやめること」です。職場内で無駄に感じる作業をリストアップし、一度それらの業務をすることをやめてみましょう。もちろん必要な作業は続けるべきですが、「作業の必要性がない」と思われる作業はカットするとよいでしょう。

なかには自動化や技術導入で代わりが効く作業もあります。一度事務作業の内容を細分化するなどして洗い出してみるのも得策だといえます。

残業を減らし、効率的な事務処理をする方法2:似ている仕事はまとめて行う
2つ目の方法は、「似ている仕事はまとめて行うこと」です。
入力作業やメール処理などで、似ている事務作業はないでしょうか?何度もメールを見たり、Excelを開いたりしてしまうと、それだけでタイムロスになってしまいます。
同じ種類のタスクは、項目ごとに分けて一気にまとめて処理することを心がけましょう。

残業を減らし、効率的な事務処理をする方法3:事務作業の順番を替えてみる
3つ目の方法は、「事務作業の順番を変えてみること」です。前任者から受け継がれた事務作業などは、無駄な手順が含まれているかもしれません。事務作業の順番を替えてみたり、作業のやり方を見直してみたりすることで、手間だった事務処理がラクになったり、時間の節約=残業が減る場合があります。

残業を減らし、効率的な事務処理をする方法4:業務に優先順位をつける
4つ目の方法は、「業務に優先順位をつけること」です。日々の仕事量は膨大であるため、業務に優先順位をつけることが大切です。
締め切りが近い案件など、周りの人が関わる仕事は急いで行う必要があります。毎日の業務に優先順位をつけ、大切な仕事を見逃さないようにすると良いでしょう。
後回しにした結果、終業時間間近にやるハメになったり、忙しい時期と重なってしまいいつもより残業時間が増えてしまう…なんてこともあります。朝出社して仕事を始める前に、その日の仕事の優先順位をつけてみるのも良いでしょう。

事残業を減らし、効率的な事務処理をする方法5:目標を決めて仕事に取り組む
5つ目の方法は、「目標を決めて仕事に取り組むこと」です。 「メールの確認は20分で終わらせる」「今日は残業をしないで18時に退社する」など、自分なりに目標を決めることで、作業効率がぐんとアップするでしょう。

仕事における大きな目標だけでなく、日々のちょっとした目標をつくることが大切です。小さな目標を定めて仕事に挑めば、作業にメリハリがつき、自然と集中力がアップしていきます。

残業しないために日々の作業内容を工夫しよう!

今回ご紹介したような工夫をすることで、事務作業を効率的に、確実に処理することができます。小さなことですが、それらを毎日続けていくことで、仕事の無駄を省き、残業時間の短縮に繋がるかもしれません。

上記の方法を実践することは、単に事務処理のスピードが上がるだけでなく、仕事のクオリティを一定に保つ効果もあります。

「仕事が遅いかもしれない」「残業をもっと減らしたい…」とお悩みの方は、今回ご紹介したコツを活用し、ぜひ仕事の効率化を図ってみてください。


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