総務の転職は難しい？【経験者・未経験者別】志望動機例文や必要スキルなど
社員のエンゲージメント向上や人的資本経営が注目される中で、社員の働く環境を総合的に管理し、活用する総務は管理部門の中でも重要な職種の一つです。
キャリアの選択肢として興味を持っている方もいると思いますが、「転職が難しい」という噂を聞いたことがある人も多いでしょう。
この記事では、「総務の転職は難しい」といわれる理由について解説し、必要なスキルや資格、総務経験者と未経験者の志望動機例文などを紹介します。
総務の転職が「難しい」といわれる理由は？
総務の転職が「難しい」といわれる理由について、詳しく解説します。
募集人数が少ない
総務の転職が「難しい」といわれる理由の一つは、募集人数が少ないことです。
総務部門は、直接利益を生み出す部門ではないため、最小限の人員で運営している企業が多い傾向にあります。
中小企業では、社内の異動によって総務の人員補充を行うケースや他の管理部門業務と兼務するケースも多く見られます。
また、企業によって総務部門が担う業務範囲は異なり、専門知識やスキルに加えて、企業文化への深い理解も求められます。
そのため、総務経験者であっても外部からの転職者が即戦力として活躍することは容易ではなく、転職のハードルが高いといえるのです。
求人の競争率が高い
総務を希望する場合、他に類似の選択肢がないため、少ない求人に複数名の応募が集まり、競争率が高くなることが、総務の転職が難しいといわれる理由の一つです。
また、企業の基盤を支える総務部門は、職場環境が比較的安定しやすく、企業全体の動きを把握できることから、安定して長く働けることに加えて、全社を見渡せる面白さも感じられるため人気の職種の一つです。
成果を数字でアピールしにくい
転職活動の自己アピールでは、具体的な数字を根拠として用いることで説得力を増すことができます。
しかし、総務は成果や実績を数字でアピールしにくい業務が大半を占めるため、自己アピールの作成に戸惑う総務経験者が多いでしょう。
総務の仕事内容・役割とは？
総務部門は、企業全体の運営に関わる事務を担当する部門とされています。
一部経理や人事と重複する部分もありますが、総務の仕事内容と役割を見ていきましょう。
総務の具体的な仕事内容
総務は、他の部門が担当していない業務を全て担っているため、担当業務の範囲は企業によって様々です。
一般的な総務の仕事内容は以下の通りです。
- ・社内で使用する機器や備品の管理
- ・オフィス・駐車場など施設の管理
- ・社内外の慶事・弔事の対応
- ・社員名簿や株主名簿、契約書などの文書管理
- ・株主総会・取締役会の事務局
- ・社内行事の企画・運営
- ・社内・社外広報の発行
- ・郵送物の発送・仕分け
- ・来客・電話応対
- ・福利厚生の企画・運用
- ・業務企画（規程・マニュアル、ITインフラ整備など）
企業内での総務の役割
前述の「総務の具体的な仕事内容」で解説した通り、総務は多岐にわたる業務を担っているため、「ゼネラリスト」と称されることもあります。
総務は、「企業運営・成長をスムーズに進めるための環境作り」の役割を担っていると言えるでしょう。
ただし、大企業では人事や経理などの管理部門が細かく区分けされているため、総務の業務は専門化されています。
一方、管理部門の人員が少ない中小企業では、人事や経理などの業務も総務が担当するケースが多い傾向にあります。
そのため、企業規模や管理部門の構成によって、総務が担う役割も異なると言えるでしょう。
総務の転職でアピールできる経験・スキルは？
次に、総務の転職でアピールできる経験・スキルをご紹介します。
総務経験
総務を含む管理部門は、一部の大手企業を除いて少数精鋭の体制であることが一般的です。
採用や教育にかけるコスト・時間を削減したいと考える企業も多いため、入社後すぐに活躍できる即戦力人材のニーズが高い傾向にあります。
企業によって総務の業務範囲は異なりますが、応募先ポジションと類似する業務経験があれば高く評価されるでしょう。
総務としてどのような業務を担当していたのか、具体的な仕事内容や成果、取り組んだプロジェクトの詳細などをアピールすることが重要です。
Excel
Excelは、ビジネスの現場で広く利用されるツールで、総務部門でもその能力は高く評価されます。
過去の業務でExcelをどのように使用していたのか、具体的な事例を挙げてアピールしましょう。
例えば、予算管理のための複雑な集計表の作成や人事データの分析などが挙げられます。
VLOOKUPなどの関数やピボットテーブルの使用経験、業務効率化のためのマクロの作成・適用経験もアピールポイントとなるでしょう。
他の管理部門での経験
企業規模によっては、総務部門が経理や人事などを兼務しているため、総務以外の管理部門経験もアピールポイントとなります。
例えば、人事総務の募集では採用活動や評価制度の運用、労務管理などの人事経験、経理総務の募集では、予算管理や経費精算、財務報告などの経理経験があれば、経験者として高く評価されるでしょう。
未経験から総務へ転職する場合でも、他職種の経験と総務業務の類似性を見出すことで、スキルや知識をアピールする材料になります。
学習意欲・柔軟性
総務は、常に変化するビジネス環境に対応できる柔軟性や、新たな知識を吸収する学習意欲が不可欠です。
特に未経験者の場合はポテンシャルを評価されるため、資格取得などの具体的なエピソードを用いてアピールしましょう。
総務の転職する際に有利な資格はある？
日商簿記（2級以上）
日商簿記は、日本商工会議所が主催する簿記能力の検定試験であり、3級、2級、1級の3つに分かれています。
総務の転職で役に立つレベルは2級以上です。
日商簿記2級では、仕訳帳や総勘定元帳、試算表などの基本的な帳簿の作成から、貸借対照表や損益計算書の作成、さらには会計の仕組みや取引の計上方法など会計業務に必要な知識が習得できます。
経理を兼務する総務部門に応募する場合、日商簿記2級を保有することで、予算管理や経費精算などの会計業務をスムーズに遂行できる知識をアピールできるでしょう。
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社会保険労務士
社会保険労務士は、労働法や社会保険に関する専門的な知識・技能を証明できる国家資格です。
「労働社会保険諸法令に基づく申請書・届出書の作成・提出代行（1号業務）」と「労働者名簿・賃金台帳・出勤簿などの帳簿書類作成（2号業務）」は、社会保険労務士の独占業務です。
人事を兼務する総務部門では、従業員の採用や待遇・労働条件の管理などを担います。
社会保険労務士資格を保有していれば、上記の業務を滞りなく遂行できるだけでなく、部門の信頼性や業務の質を向上させることができるでしょう。
マイナンバー実務検定
マイナンバー実務検定は、マイナンバー制度に関する知識や業務処理能力を証明する資格です。
試験は、マイナンバー制度の基本的な知識や関連法規、実務での取り扱い方など幅広い内容が出題されます。
マイナンバーの管理や関連する手続きを担う総務部門に応募する場合、マイナンバー実務検定が高く評価されるでしょう。
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ビジネス・キャリア検定
ビジネス・キャリア検定は、中央職業能力開発協会（JAVADA）が主催する検定で、ロジスティクスや営業、生産管理、マーケティングなど、8分野40試験の中から目指すキャリアに合わせて選択できます。
総務分野の試験は、2級・3級に分かれ、以下の内容が出題されます。
- ・社内管理（オフィス環境の整備や資産管理、社内広報など）
- ・社外対応（会社行事や慶弔、対外広報など）
- ・経営サポート（株主総会の準備と対応、企業の社会的責任、リスクマネジメントなど）
メンタルヘルス・マネジメント検定
大阪商工会議所が主催するメンタルヘルス・マネジメント検定は、職場におけるメンタルヘルスの管理やサポートに関する知識・スキルを証明する資格です。
職場のメンタルヘルス問題の予防や対応、サポートのための基本的な知識の評価を目的としています。
「パワハラ」「ワークライフバランス」などの言葉に象徴されるように、現代の労働環境とメンタルヘルスは切っても切り離せない関係にあります。
メンタルヘルス・マネジメントに精通していれば、職場のストレス要因を特定し、それを改善するための提案や取り組みを行えるようになります。
これにより、職場環境の向上や従業員の満足度の向上に貢献できるでしょう。
人事総務検定
一般社団法人人事総務スキルアップ検定協会が主催する人事総務検定は、指定講習実施団体であるLECが実施しています。
担当者レベルの知識が問われる3級から、実務対応能力・労務管理・就業規則などに関する主任レベルの知識が問われる2級、課長レベルの高度な知識が問われる1級の3段階に分かれています。
人事総務検定に合格し、一般社団法人 人事総務スキルアップ検定協会に会員登録することで、メルマガや講演会動画の視聴など、会員向けの情報提供サービスを受けられます。
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総務経験者の志望動機例文
総務経験者の志望動機では、「なぜ前職の総務を辞め、応募先企業の総務を志望するのか」を明確にすることが重要です。
ここでは、総務経験者が他社の総務部門に応募するケースの志望動機例文をご紹介します。
前職では総務部門で10年間勤務し、社会保険関連の業務全般、社員の健康管理、給与管理、福利厚生業務などを担当しておりました。
また、2年前から部下をまとめる立場に就き、社内行事の企画運営や備品管理などの業務サポートにも携わり、人材育成を経験いたしました。
自分の可能性を広げるためにも、株主総会の企画・運営などの企業経営に直結する業務に挑戦したいと考えるようになりましたが、前職では企業規模の関係から実現することができませんでした。
転職活動を進める中で、今回貴社の募集内容に関心を持ち、応募いたしました。
まずは前職で培った経験を最大限に活かしながら、さらに専門的な業務にもチャレンジし、企業経営につながるポジションで、貴社の発展に貢献したいと考えております。
総務未経験者の志望動機例文
総務未経験者の志望動機では、まず「なぜ総務を希望するのか」を明確にした上で、「なぜ応募先企業を志望するのか」を伝えましょう。
以下で例文をご紹介します。
前職では販売職として4年間勤務し、お客様の希望に寄り添った提案を心がけてきました。
店舗目標として人的ミスの削減が設定された際、私は各スタッフのタスクに上限を設け、注意力が散漫にならないようシフトを調整するなどの仕組みを提案しました。
その結果、前年比で大幅なミス削減を実現しました。
その後、本社総務部からの店舗作業負担削減への働きかけもあり、私は店舗代表として総務部と連携し、店舗と総務の業務分担を見直し、全店舗の業務改善に取り組みました。
総務の職種は未経験ですが、販売職として働く中で磨いた、相手方の要望に沿った提案力を活かして、総務の現場でも御社に貢献していきたいと考えております。
経験者向けの総務求人例
MS-Japanが運営する管理部門・士業特化型の転職エージェント「MS Agent」では、経験者向けの総務求人を多数ご紹介しています。
総務部（係長）売上1兆円企業グループの予算策定・管理
| 仕事内容 |
|
・リスクマネジメント・クライシスマネジメント方針の策定、支援、管理 ・事業継続計画及び事業継続マネジメントに関する方針の策定、支援、管理 ・リスク対応・関連部署との調整 ・総務、庶務（会議事務局・社有車・備品等）に関する業務 |
| 必要な経験・能力 |
| ・総務経験（3年以上） |
| 想定年収 |
| 626万円 ～ 806万円 |
総務担当マネージャー（ファシリティ関連）大手コンサルティングファーム
| 仕事内容 |
|
・契約農園に勤務する障がい者・管理者のマネジメント業務 （週2回程度、埼玉県の契約農園での勤務有） ・障がい者が所属している支援事業者との連携業務 ・農園運営における購買業務など ・総務関連施策の策定及び実行 ・オフィス賃貸借契約の管理や建物及び設備の維持運営業務など |
| 必要な経験・能力 |
|
・管理職としてのチーム運営の経験 ・障がい者の管理関連の豊富な業務経験 ・業界を問わず、総務関連業務に関する実務経験 |
| 想定年収 |
| 800万円 ～ 1,200万円 |
未経験歓迎の総務求人例
次に、未経験者向けの総務求人例をご紹介します。
【社会人経験1年以上対象】東証グロース企業の人事総務求人
| 仕事内容 |
|
・オフィスファシリティ管理 ・従業員向け福利厚生などの企画・運用 ・来客、電話対応 ・請求書の処理 |
| 必要な経験・能力 |
|
・社会人経験1年以上 ・パソコンの基本操作、Officeの基本的な作業 |
| 想定年収 |
| 350万円 ～ 450万円 |
【未経験歓迎】中堅安定メーカーの人事総務スタッフ求人
| 仕事内容 |
|
・就業規則、人事制度の運用・管理・改善 ・採用計画の立案 ・労務管理（給与・労働時間等） ・人事/組織マネジメント |
| 必要な経験・能力 |
|
・人事または営業経験 ・パソコン基本スキル（Excel/Word） ・普通自動車免許（AT限定 可） |
| 想定年収 |
| 350万円 ～ 500万円 |
【福利厚生が充実】老舗人材コンサル企業の総務経理求人
| 仕事内容 |
|
・総務庶務（備品管理／オフィス設備の管理） ・営業経理（計上処理） ・経理事務（仕訳、伝票処理） |
| 必要な経験・能力 |
|
・簿記3級以上の知識 ・管理部門の実務経験 |
| 想定年収 |
| 400万円 ～ 500万円 |
まとめ
総務担当者には、常に変化するビジネス環境に柔軟に適応する能力が欠かせません。
しかし、企業規模や管理部門の人員体制によって、総務として求められる役割やスキルが大きく異なります。
そのため、選考で何をアピールすべきか、事前に計画を立てておくことが重要です。
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この記事を監修したキャリアアドバイザー
大学卒業後、新卒で人材会社へ入社し福祉業界の派遣営業として従事。
退社後海外留学やカスタマーサポート業を経験し、MS-Japanに入社。
キャリアアドバイザーとして企業の管理部門、会計事務所などへの転職支援を担当しています。
経理・財務 ・ 人事・総務 ・ 法務 ・ 会計事務所・監査法人 ・ 社会保険労務士事務所 を専門領域として、これまで数多くのご支援実績がございます。管理部門・士業に特化したMS-Japanだから分かる業界・転職情報を日々更新中です！本記事を通して転職をお考えの方は是非一度ご相談下さい！
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