転職準備

2024年02月09日

【例文あり】転職活動のメール送信＆返信のポイントを解説！初めての転職にも

現代の転職活動では、応募から内定までメールを多用するため、応募者は応募先企業に対して失礼のないような送り方・言い回しを心がけなければなりません。しかし、現職であまりメールでのやり取りがない場合だと、ビジネスメールの基本的な書き方が分からず、戸惑ってしまう人も多いのではないでしょうか。

採用担当者とメールでやり取りする際のポイント

応募先に向けてのメールを作成・送信する際は、できる限り「採用担当者のことを考えて」メールを送信しましょう。
以下、具体的なポイントをいくつかご紹介します。

返信は「24時間以内」＆「応募企業の就業時間内」がベスト！

ビジネスパーソン同士のやり取りは、遅すぎて困ることはあっても、早すぎて困ることはありません。メールの返信は原則として「24時間以内」のタイミングを心がけましょう。
企業によっては、端末を自宅に持ち帰っているケースも考えられるため、プライベートの時間を邪魔するようなタイミングでの返信は避けましょう。
具体的には、応募企業の就業時間内に連絡を入れるのがベストです。

むやみに色付けや太字などの装飾はしない

社内やお客様宛てのメールを作成する場合は、文字を太字にしたり色付けしたりするケースも多いと思います。
しかし、一般的にメールでは色付け・太字を使うことはほとんどないため、応募先から指定されている場合を除いては、文字の装飾は行わないようにしましょう。

改行や段落分けを行う

メールの文章は、相手方が読みやすいよう構成することが大切です。
1行あたりの文字数に注意して、概ね25～30文字程度で改行を入れるよう心がけると、採用担当者も内容のチェックがしやすくなります。
話題が変わったり、重要なことを伝えたりする場合は、1行空けてから次の文章を書き始めるようにしましょう。
段落を空けることで、採用担当者が文章を読む際に、どこが重要なポイントなのか把握しやすくなります。

一文を短く簡潔に

改行とは別に、一文の長さにも注目して文章をまとめましょう。
文頭から句点まで延々と文章が続いていると、読みにくいと感じる人は少なくありませんし、文章の内容・意図を誤解されるおそれもあります。
一文の文字数は、60文字程度、可能であれば50文字程度を意識して文章をまとめたいところです。
必要に応じて「箇条書き」を使用すると、伝えたいことを分かりやすくまとめられるはずです。

敬語を正しく使用する

採用担当者は、たくさんの応募者メールを読み、ビジネスメールのマナーを熟知しています。
その分、敬語の使い方にシビアな傾向が見られるため、敬語のミスは減点対象になるものと心得ましょう。

一例をあげると、応募先のことを「御社」とするのは話し言葉で、「貴社」が書き言葉としては正解です。
このように、ビジネスメールで使用すべき敬語というものが存在するため、気になる表現は都度調べながら文章作成を進めていきましょう。

本文は「残したまま」で返信

応募先から届いたメールに返信する際は、採用担当者が過去のやり取りを確認することを想定して、本文を「残したまま」返信するようにしましょう。
特段の指示がない場合であっても、応募先から本文を削除するよう連絡がない限り、返信時に本文を削除する必要はありません。

まずは転職エージェントに無料相談する

基本の構成とそれぞれのポイント

応募先へのメールは、基本的にビジネスメールのフォーマットをイメージして作成すれば問題ありません。
以下、転職時のメール作成における基本構成と、それぞれのポイントについてご紹介します。

宛先

宛先で注意したいのは、宛先欄の役割を正しく理解することです。
「TO」・「CC」・「BCC」それぞれの役割は、以下の通りとなっています。

役割	詳細
TO	メールの対象者（メールを送信するメインの相手先）
CC	メールの内容を共有したい関係者（同時に同じ内容のメールを送信したい相手）
BCC	宛先欄にアドレスを表示させないままメールを送信したい関係者

TOとCCに関しては、メールソフトでの返信時に「全員に返信」を選択することで、宛先にCCも入れたまま返信ができます。
BCCの使いどころとしては、例えば自分の携帯電話のメールアドレスに文章を送信したり、カウンセリングを受けたキャリアアドバイザー等に情報を共有したりする場合が考えられます

件名

件名は、一目見てメールの内容が理解できるようにします。
面接の日程調整のケースであれば「面接希望日のご連絡（自分の氏名）」など、誰がどんな目的で送信したメールなのかを明確にしましょう。

応募先に書き方を指定された場合は、基本的にはその指示に従い記載すれば問題なく、返信時は「Re:」を残したままでOKです。
注意点として、急ぎのビジネスメールで用いられている【緊急】・【要確認】などの「隅付き括弧」は、たとえ先方から急ぎで送ってほしいと頼まれていたとしても、指示されない限りは使用しないよう注意してください。

宛名

本文の冒頭に記載する宛名は、会社名→役職名→担当者名の順に記載します。
例えば「株式会社○○　採用担当▲▲様」といったように記載し、担当者名だけで終わらないようにしましょう。

もし、役職名・担当者名が分からない状況の場合は、先の例でいうと「株式会社○○　人事（採用）ご担当者様」といった形で、株式会社の名前は省かないようにします。

本文

本文の構成は、あいさつ文→自己紹介→要件→結びの流れでまとめるのが一般的です。
以下、それぞれの部分における注意点をまとめました。

あいさつ文	・宛名の後に1行空けて記載・季節のあいさつは不要・初めてやり取りする場合は「突然のご連絡失礼いたします」または「お世話になっております」でOK ・複数回やり取りをしている場合は「ご連絡ありがとうございます」や「先日はお時間をいただきありがとうございました」などが一般的
自己紹介	・初めてメールを送信する場合に必要・メールを送信した理由が端的に分かるよう「求人サイト○○を拝見して■■の求人に応募いたしました、▲▲と申します」などと記載する
要件	・結論を先に記載する・書類選考に応募する場合は「ご依頼いただきました履歴書と職務経歴書を本メールにて添付しております」など、メールに書類を添付していることを伝える・希望する面接日を伝える場合は「面接の希望日をご連絡いたします」と記載した後、具体的な希望日を箇条書きなどで伝える
結び	結びのあいさつは、以下の表現が一般的・ご検討のほどよろしくお願いいたします・今後ともよろしくお願いいたします・よろしくお願い申し上げます

署名

本文最下部には、応募者自身の情報をまとめた「署名」を記載します。
署名に書き含める内容としては、以下のものが一般的です。

・名前（ふりがなまたはローマ字も）
・住所（郵便番号から）
・電話番号（日中連絡が取れる番号）
・メールアドレス
・その他注意事項

その他注意事項として、例えば現職での勤務中に電話でのやり取りができない場合は、休憩時間を書き含めるのがよいでしょう。
あるいは、留守電・メールによる連絡を先方に頼んで、その後折り返すといった旨を伝えておくと親切です。

まずは転職エージェントに無料相談する

応募～書類選考までのメール対応

一般的な転職活動では、はじめに書類選考を突破しなければ次に進めません。
転職サイトのメッセージ機能を利用してやりとりする場合も、基本の流れや注意点は同様です。
以下、応募から書類選考までの流れについて、対応例をご紹介します。

提出物の送付

書類選考の段階では、添付資料はもちろん、応募先にメールを送るのも初めてのタイミングです。
まずは、どの媒体の、どの求人を見て応募したのかを伝えましょう。

次に、現職のキャリアを端的に伝えて、採用担当者に興味を持ってもらいます。
その後、添付資料を紹介してから、結びのあいさつとして「ぜひ面接の機会をいただければと存じます」などと記載します。

添付データに関しては、例えば「230525_履歴書_氏名」といったように、フォルダ上で採用担当者が管理しやすいファイル名をつけると親切です。

提出物に不備があった場合

メール送付後、提出物に不備があったことに気付いたら、ただちに不備があった提出物を修正し、修正後のデータを改めて採用担当者に送らなければなりません。
修正後のデータをメールに添付して送信する際は、本文に以下の内容を書き加えた上で送信します。

・提出物（履歴書・職務経歴書等）に不備があったことに対するお詫びの気持ち
・再送を行う旨

可能であれば、間違いに気付いた段階で採用担当者に電話連絡を入れると、採用担当者が応募者に対して不備の連絡を入れる手間が省けます。

まずは転職エージェントに無料相談する

面接日程の調整のメール対応

無事書類選考を通過したら、次は面接日程の調整段階に入ります。
候補日の有無で対応が変わってくるため、返信時は以下のパターンを想定しておくと安心です。

面接日程の調整（候補日あり）

応募先から候補日をいくつか提示された場合は、その点につきお礼を述べた上で、候補日の中から自分が希望する日を返信文の中に記載します。
その際、面接の機会をいただいたことに対して、感謝の意を伝えるのも忘れないようにしましょう。

面接日程の調整（候補日なし）

応募先から候補日を提示されない場合は、応募者の側で希望日を伝える必要があります。
その際、複数の候補日を箇条書きで提示することで、採用担当者が予定を立てやすくなります。
また、採用担当者に対して、一言「お忙しい中大変恐縮ですが、ご調整いただけますと幸いです」などと添えておくと、印象を良くすることにつながります。

面接日程の調整（変更/再調整）

応募先から提示された候補日に対応できない場合は、面接日の変更・再調整が必要です。
変更等をお願いする場合は、候補日が提示されなかったケースと同様に、こちらから希望日を提示して面接日程の調整をお願いします。
採用担当者に対して、「こちらの都合でお手間をおかけして大変申し訳ございません」などと一言添えるようにしましょう。

まずは転職エージェントに無料相談する

面接前後のメール対応

面接日程の決定のメールが届いたら、確定した日時と感謝の意を本文に記載して返信します。
以下、面接を迎えたタイミングでイレギュラーが発生したケースと、面接後に送付するメールに記載すべき内容についてお伝えします。

当日に面接に行けなくなった場合

面接日当日に、何らかの事情で会場まで行けなくなってしまった場合は、定刻に行けなくなった具体的な理由を添えて伝えます。
面接日時の再調整をお願いした上で、謝罪の気持ちをメールに書き含めましょう。
その際、メールだけでなく電話でも連絡を入れ、できるだけ採用担当者の心象を悪くしないようにしたいところです。

面接後の御礼

面接が終わったら、その日のうちに採用担当者へお礼のメールを送ります。
メールには、以下のような内容を書き含めるのが一般的です。

・貴重な時間を割いていただいたこと
・事業内容や仕事内容に対する理解を深められたこと
・応募先で働きたいという気持ちが強まったこと

まずは転職エージェントに無料相談する

内定のメール対応

内定通知をもらったら、承諾するか辞退するか、あるいは保留するかを選択しなければなりません。
内定を出した企業としては、もちろん自社で働いて欲しいと考えているはずですから、メールの書き方には十分注意する必要があります。

内定を承諾する

内定通知をもらい、それを承諾する場合は、感謝の気持ちと今後の意気込みをアピールしましょう。
面接のタイミングで、入社までの流れや諸手続きについて聞いていない場合は、その旨も確認するようにします。

内定を辞退する

複数の企業に応募していて、別の魅力的な企業から内定を受けた場合など、内定辞退を申し入れたい場合もあるでしょう。
その際は、慎重に検討したが内定を辞退したい旨を伝えつつ、自分のために時間を割いていただいたのに辞退してしまったことをお詫びします。
また、辞退の理由を詳細に記載する必要はありません。

内定を保留にする

複数の企業に応募していて、本命の企業の内定通知を待っている状況の場合は、内定の保留をお願いするという方法もあります。
待って欲しい日時と、お詫びの気持ちを本文に記載して、丁寧にお願いするようにしましょう。
ただし、すぐに回答できない理由については、例えば「他社の選考中」などという形で簡潔に伝え、企業名など詳細は省いて構いません。

まずは転職エージェントに無料相談する

その他のメール対応

先にご紹介した以外にも、返答に困ってしまうケースはいくつか存在します。
以下、主なイレギュラーケースについて、対応例をご紹介します。

選考を辞退したいとき

本命の企業からの内定をもらうなど、何らかの事情から選考を辞退することを決断した場合、速やかにその旨を採用担当者に伝えます。
書類選考中の段階であればメールだけでも問題ありませんが、面接日が決まっている場合は、本文中に面接日を記載した上で、突然の辞退を丁寧に謝罪します。
採用担当者の電話番号を聞いている場合は、電話でも事情を説明しましょう。